Les éléments essentiels d’un site web cahier des charges pour réussir sa refonte

Plus de 50% des refontes de sites web dépassent le budget initial. Un cahier des charges solide peut vous aider à éviter cet écueil. Les entreprises modernisent leurs sites pour répondre aux avancées technologiques, refléter un nouveau branding ou améliorer l'expérience utilisateur. Sans une planification adéquate, ces projets de refonte de site web peuvent rapidement déraper et impacter négativement les stratégies marketing.

Un cahier des charges incomplet engendre des malentendus, des fonctionnalités manquantes et des résultats insatisfaisants. Ce guide détaillé vous présente une structure complète, les éléments cruciaux et des conseils pratiques pour créer un cahier des charges performant. Il vous aidera à cadrer la refonte de votre site et à garantir un résultat aligné sur vos objectifs marketing, tout en respectant les délais et le budget alloué.

Comprendre l'importance d'un cahier des charges pour une refonte de site web

Le cahier des charges est un document contractuel essentiel qui définit les objectifs, les spécifications techniques, fonctionnelles et esthétiques d'un projet de refonte de site web. Il sert de référence tout au long du processus de refonte, alignant les attentes du client et du prestataire, et garantissant que le site web final répond aux exigences initiales et aux objectifs marketing définis. Son rôle est crucial pour la réussite d'une refonte de site web.

Les bénéfices d'un cahier des charges bien conçu

• **Clarification des objectifs :** Assure un alignement parfait entre le client et l'agence ou le freelance, évitant les mauvaises interprétations et les dérives du projet.
• **Maîtrise des coûts :** Permet une estimation budgétaire plus précise et évite les dépassements budgétaires imprévus, en définissant clairement le périmètre du projet.
• **Respect des délais :** Facilite une planification réaliste et un suivi efficace des étapes clés, garantissant le respect des délais de livraison du site web.
• **Qualité du résultat :** Garantit que le site web final correspond aux exigences initiales et aux objectifs marketing définis, en termes de design, de fonctionnalités et de performance.
• **Réduction des risques et des conflits :** Définition claire des responsabilités et des attentes de chaque partie prenante, minimisant les risques de litiges et de malentendus.

Les conséquences d'un cahier des charges négligé

Un cahier des charges incomplet ou mal défini peut entraîner des retards importants, des coûts supplémentaires imprévus et un résultat final qui ne répond pas aux attentes initiales. Par exemple, des fonctionnalités essentielles peuvent être oubliées, le design peut ne pas correspondre à l'image de marque de l'entreprise, ou l'expérience utilisateur peut être décevante. Selon une étude interne menée par une agence web renommée, les projets de refonte sans cahier des charges précis ont 30% plus de chances de dépasser le budget initial.

Les éléments essentiels d'un cahier des charges de refonte de site web (structure et contenu détaillé)

Un cahier des charges complet couvre tous les aspects du projet de refonte, de la présentation de l'entreprise aux aspects contractuels et juridiques. Il doit être structuré de manière claire et logique pour faciliter sa compréhension et son utilisation, servant de guide précis pour toutes les parties prenantes du projet.

Présentation du projet

Cette section doit présenter l'entreprise, ses activités, sa cible et ses valeurs. Elle doit également expliquer les raisons qui motivent la refonte du site web et les objectifs marketing à atteindre grâce à cette refonte, en termes de génération de leads, d'augmentation des ventes et d'amélioration de la notoriété de la marque.

Contexte de l'entreprise

Décrivez l'entreprise, son secteur d'activité (par exemple, le e-commerce de produits artisanaux), son positionnement sur le marché, et ses valeurs fondamentales (par exemple, l'engagement environnemental et le commerce équitable). Indiquez depuis combien de temps l'entreprise existe (par exemple, 5 ans) et son chiffre d'affaires annuel, par exemple 1,2 million d'euros en 2022, avec une croissance de 15% par an. Expliquez comment la refonte du site web s'inscrit dans la stratégie globale de l'entreprise, et notamment dans sa stratégie marketing digitale.

Raisons de la refonte

Expliquez pourquoi le site web actuel ne répond plus aux besoins de l'entreprise. Est-ce dû à une obsolescence technologique, à un changement de branding, à une mauvaise expérience utilisateur, ou à d'autres facteurs ? Par exemple, le taux de rebond du site actuel est de 65%, ce qui indique un problème d'engagement des visiteurs. Le site web actuel a été conçu il y a 3 ans et n'est plus adapté aux standards actuels du web, notamment en termes de responsive design et d'optimisation SEO.

Objectifs SMART

Définissez des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Par exemple, augmenter le taux de conversion des formulaires de contact de 10% en 6 mois, ou réduire le taux de rebond global du site à 40% en 3 mois. Plus précisément, l'objectif est de générer 50 leads qualifiés par mois grâce au nouveau site web, et d'augmenter le chiffre d'affaires en ligne de 20% au cours de la première année.

Public cible

Décrivez précisément les personas cibles du site web. Quelles sont leurs caractéristiques démographiques, leurs besoins, leurs comportements et leurs motivations ? Par exemple, un persona type pourrait être un responsable marketing âgé de 35 à 45 ans, à la recherche de solutions pour améliorer la visibilité de son entreprise en ligne. Un autre persona pourrait être un consommateur soucieux de l'environnement, à la recherche de produits artisanaux et éthiques.

Spécifications fonctionnelles

Cette section détaille les fonctionnalités du futur site web, son arborescence, les intégrations nécessaires et les contraintes techniques à prendre en compte, afin de garantir une expérience utilisateur optimale et d'atteindre les objectifs marketing fixés.

Arborescence du site

Représentez graphiquement la structure du site web, en indiquant les menus, les pages et les sous-pages. Par exemple, une arborescence typique pourrait comprendre une page d'accueil, une page "À propos", une page "Services", une page "Blog" et une page "Contact". Il est également envisagé d'ajouter une section "Témoignages clients" et une FAQ pour améliorer la crédibilité et l'engagement du site.

Fonctionnalités clés

Décrivez en détail chaque fonctionnalité du site web, en précisant son objectif, son fonctionnement et ses exigences techniques. Utilisez le tableau suivant pour chaque fonctionnalité :

Intégrations

Listez les outils et plateformes à intégrer au site web, tels que le CRM (Customer Relationship Management) (par exemple, HubSpot ou Salesforce), les outils d'emailing (Mailchimp, Sendinblue), les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn) et les outils d'analytics (Google Analytics, Matomo). Par exemple, l'intégration du CRM permettra de centraliser les informations sur les prospects et les clients, et de mettre en place des campagnes d'emailing personnalisées.

Contraintes techniques

Indiquez les exigences spécifiques en termes de performance (temps de chargement des pages, idéalement inférieur à 2 secondes), de sécurité (certificat SSL, protection contre les attaques), et de compatibilité navigateur/appareil (responsive design). Par exemple, le site web doit se charger en moins de 2 secondes et être compatible avec les navigateurs Chrome, Firefox et Safari, ainsi qu'avec les appareils mobiles (smartphones et tablettes).

Spécifications techniques

Cette section détaille les choix techniques concernant l'hébergement, le nom de domaine, le CMS, les langages de programmation et les mesures de sécurité, garantissant ainsi la robustesse, la performance et la sécurité du site web.

Hébergement

Définissez les exigences en termes d'espace disque (par exemple, 20 Go), de bande passante (par exemple, 200 Go par mois) et de ressources serveur. Indiquez si l'hébergement sera mutualisé, dédié ou cloud. Par exemple, l'entreprise a besoin d'un espace disque de 20 Go et d'une bande passante de 200 Go par mois, et opte pour un hébergement cloud pour garantir la scalabilité et la disponibilité du site web.

Nom de domaine

Indiquez si l'entreprise possède déjà un nom de domaine (par exemple, example.com) ou si elle doit en enregistrer un nouveau. Si le nom de domaine existe déjà, précisez si des modifications doivent être apportées (transfert, renouvellement). Il est important de vérifier que le nom de domaine est pertinent et facile à mémoriser, et qu'il correspond à l'image de marque de l'entreprise.

CMS (content management system)

Choisissez le CMS le plus adapté aux besoins du projet (WordPress, Drupal, Joomla, etc.) et justifiez ce choix. Expliquez les avantages et les inconvénients des différents CMS en fonction des fonctionnalités requises et du niveau de compétence de l'équipe. WordPress est un excellent choix pour les sites vitrines et les blogs, car il est facile à utiliser, offre un large choix de thèmes et de plugins, et bénéficie d'une bonne optimisation SEO. 43% des sites web dans le monde utilisent WordPress.

Langages et technologies

Définissez les langages de programmation (par exemple, HTML, CSS, JavaScript, PHP) et les technologies à utiliser (par exemple, frameworks JavaScript comme React ou Vue.js, bases de données comme MySQL ou PostgreSQL). Le site web utilisera HTML5 pour la structure, CSS3 pour le style, JavaScript pour les animations et les interactions, et PHP pour la gestion du contenu dynamique. Il est également envisagé d'utiliser un framework CSS comme Bootstrap ou Tailwind CSS pour faciliter le développement et garantir la cohérence du design.

Optimisation SEO

Décrivez la stratégie SEO à mettre en place pour améliorer la visibilité du site web sur les moteurs de recherche (Google, Bing, etc.). Cela inclut la recherche de mots-clés pertinents, l'optimisation des balises title et meta description, la création d'un sitemap XML, l'optimisation des images, et la mise en place d'une stratégie de netlinking. L'objectif est d'apparaître dans les premières positions des résultats de recherche pour les mots-clés cibles, tels que "refonte site web", "cahier des charges site web", "agence web", etc. Une bonne stratégie SEO peut augmenter le trafic organique de 40% en 6 mois.

Sécurité

Indiquez les mesures de sécurité à mettre en place pour protéger le site web contre les attaques (par exemple, certificat SSL, protection contre les injections SQL, protection contre les attaques DDoS, mise à jour régulière du CMS et des plugins). Il est essentiel de garantir la sécurité du site web pour protéger les données des utilisateurs et la réputation de l'entreprise. Le coût d'un certificat SSL est d'environ 50 euros par an, mais il est indispensable pour sécuriser les transactions en ligne et rassurer les visiteurs.

RGPD

Assurez-vous que le site web est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela inclut la mise en place d'une politique de confidentialité claire et transparente, l'obtention du consentement des utilisateurs pour la collecte de données personnelles, et la gestion des cookies. Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes.

Spécifications graphiques et UX

Cette section détaille les aspects visuels du site web et l'expérience utilisateur (UX) afin de garantir une interface attrayante, intuitive et facile à utiliser pour les visiteurs. Une bonne expérience utilisateur est essentielle pour fidéliser les visiteurs et atteindre les objectifs marketing fixés.

Identité visuelle

Rappelez les éléments de l'identité visuelle de l'entreprise (logo, couleurs, typographie). Assurez-vous que le design du site web est cohérent avec l'image de marque de l'entreprise et qu'il reflète ses valeurs. Le logo doit être présent sur toutes les pages du site web, et les couleurs doivent être utilisées de manière harmonieuse pour créer une ambiance agréable et professionnelle.

Charte graphique

Présentez la charte graphique existante ou créez une nouvelle charte graphique si nécessaire. La charte graphique définit les règles d'utilisation des éléments visuels de l'entreprise (logo, couleurs, typographie, images, etc.) et garantit la cohérence de la communication visuelle sur tous les supports. Le respect de la charte graphique est essentiel pour renforcer l'image de marque de l'entreprise et la rendre reconnaissable.

Maquettes et wireframes

Créez des maquettes et des wireframes pour visualiser la structure et le design des pages clés du site web (par exemple, la page d'accueil, la page "Services", la page "Contact"). Les maquettes et les wireframes permettent de valider les choix de design et d'ergonomie avant de passer au développement du site web, et d'éviter ainsi des erreurs coûteuses.

Expérience utilisateur (UX)

Décrivez les principes d'UX à appliquer pour garantir une navigation intuitive et une expérience utilisateur optimale. Cela inclut la création d'une arborescence claire et logique, la conception d'une interface facile à utiliser, l'optimisation de la vitesse de chargement des pages, et la prise en compte des besoins et des attentes des utilisateurs. Une bonne expérience utilisateur est essentielle pour fidéliser les visiteurs et les inciter à revenir sur le site web.

Accessibilité

Prenez en compte les normes d'accessibilité (WCAG) pour rendre le site web accessible à tous les utilisateurs, y compris les personnes handicapées. Cela inclut l'utilisation de balises HTML sémantiques, la fourniture d'alternatives textuelles pour les images, le respect des contrastes de couleurs, et la possibilité de naviguer au clavier. Un site web accessible est un site web plus inclusif et plus performant.

Mobile-first

Adoptez une approche mobile-first pour garantir une expérience utilisateur optimale sur les appareils mobiles (smartphones et tablettes). Cela signifie que le design du site web doit être pensé en priorité pour les mobiles, puis adapté aux écrans plus grands. Le trafic mobile représente désormais plus de 50% du trafic web, il est donc essentiel de proposer une expérience utilisateur de qualité sur les appareils mobiles.

Planning et budget

Cette section détaille le planning du projet de refonte et le budget alloué, garantissant ainsi une gestion efficace des ressources et le respect des délais. Un planning réaliste et un budget maîtrisé sont essentiels pour la réussite du projet.

Planning détaillé

Définissez les étapes du projet, les délais de réalisation et les jalons clés. Utilisez un diagramme de Gantt pour visualiser le planning. Le projet de refonte du site web se déroulera sur une période de 3 mois, avec les étapes suivantes : phase de conception (1 mois), phase de développement (1,5 mois), phase de test et de validation (0,5 mois). Les jalons clés sont la validation des maquettes, la livraison du site web de test, et la mise en production du site web.

Budget détaillé

Répartissez le budget entre les différentes phases du projet (design, développement, contenu, etc.). Le budget total alloué au projet de refonte est de 15 000 euros, répartis comme suit : design (3 000 euros), développement (7 000 euros), contenu (2 000 euros), marketing (3 000 euros).

Modalités de paiement

Définissez les modalités de paiement (acompte, paiements échelonnés, etc.). Le paiement se fera en trois tranches : un acompte de 30% à la signature du contrat, un paiement de 40% à la validation des maquettes, et un paiement de 30% à la mise en production du site web.

Aspects contractuels et juridiques

Cette section précise les aspects contractuels et juridiques du projet, protégeant ainsi les intérêts de toutes les parties prenantes et garantissant un cadre légal clair et précis.

Propriété intellectuelle

Clarifiez les droits de propriété intellectuelle sur le code source, le design et le contenu du site web. Le code source du site web appartient à l'agence web, mais l'entreprise dispose d'une licence d'utilisation illimitée. Le contenu du site web appartient à l'entreprise.

Responsabilités

Définissez les responsabilités de chaque partie prenante (client, agence web). L'agence web est responsable du développement du site web et du respect des spécifications techniques. L'entreprise est responsable de la validation des maquettes et de la fourniture du contenu. En cas de non-respect des délais, une pénalité de 1% du montant total du projet sera appliquée par jour de retard, jusqu'à un maximum de 10%.

Garanties

Définissez les garanties offertes par l'agence web (maintenance, support technique, etc.). L'agence web offre une garantie de maintenance de 12 mois après la mise en production du site web, et un support technique gratuit pendant cette période. Le taux de disponibilité du site web est garanti à 99,9%.

Clauses de confidentialité

Incluez des clauses de confidentialité pour protéger les informations sensibles. Les deux parties s'engagent à ne pas divulguer les informations confidentielles de l'autre partie à des tiers.

Résiliation

Définissez les conditions de résiliation du contrat. Le contrat peut être résilié par l'une ou l'autre partie en cas de manquement grave aux obligations contractuelles. En cas de résiliation par l'entreprise, elle devra verser à l'agence web une indemnité correspondant aux travaux réalisés.

Conseils pratiques pour rédiger un cahier des charges efficace

Rédiger un cahier des charges efficace est essentiel pour garantir le succès de votre projet de refonte de site web. Voici quelques conseils pratiques à suivre pour optimiser la clarté, la précision et la pertinence de votre cahier des charges :

• **Impliquer toutes les parties prenantes :** Recueillir les besoins et les attentes de tous les acteurs concernés (marketing, commercial, support client, etc.).
• **Être précis et concis :** Éviter les formulations vagues et les ambiguïtés. Utiliser un langage clair et compréhensible.
• **Illustrer avec des exemples :** Utiliser des exemples concrets pour illustrer les fonctionnalités et les exigences.
• **Ne pas avoir peur de poser des questions :** Clarifier tous les points qui ne sont pas clairs.
• **Prioriser les fonctionnalités :** Définir un ordre de priorité pour les fonctionnalités en fonction de leur importance et de leur impact.
• **Prévoir une marge de manœuvre :** Anticiper les imprévus et prévoir une marge de manœuvre dans le planning et le budget.
• **Faire relire le cahier des charges :** Demander à une personne extérieure de relire le cahier des charges pour identifier les éventuelles erreurs ou omissions.
• **Utiliser des outils et des modèles :** Mentionner des outils et des modèles disponibles en ligne pour faciliter la rédaction du cahier des charges. Il existe des plateformes collaboratives comme Notion ou Asana qui peuvent faciliter la gestion du projet et le suivi des tâches.

Exemples concrets et études de cas

Pour illustrer l'importance d'un cahier des charges bien conçu, voici quelques exemples concrets et études de cas de projets de refonte de sites web qui ont connu des succès ou des échecs en fonction de la qualité de leur cahier des charges.

Une entreprise de e-commerce spécialisée dans la vente de vêtements a réussi sa refonte de site web grâce à un cahier des charges précis qui définissait clairement les objectifs marketing, les fonctionnalités à mettre en place, et les contraintes techniques à respecter. Le résultat a été une augmentation du chiffre d'affaires en ligne de 30% au cours de la première année.

Une autre entreprise, spécialisée dans les services de conseil, a échoué sa refonte de site web à cause d'un cahier des charges mal défini qui laissait trop de place à l'interprétation et ne prenait pas en compte les besoins des utilisateurs. Le résultat a été un site web peu performant qui n'a pas permis d'atteindre les objectifs marketing fixés. Le projet a dépassé le budget initial de 20% et a pris 2 mois de retard.

Enfin, une entreprise du secteur de la santé a mené à bien sa refonte de site web en utilisant un modèle de cahier des charges standard qu'elle a adapté à ses besoins spécifiques. Le modèle comprenait des sections sur la présentation de l'entreprise, les objectifs du projet, les spécifications techniques et fonctionnelles, le planning et le budget. Le résultat a été un site web performant qui répond aux attentes des utilisateurs et qui respecte les normes d'accessibilité et de sécurité.