Comment réussir un événement digital ?

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Face à l’explosion du web, les entreprises ont dû s’adapter aux nouveaux besoins de clients. Pour se démarquer de la concurrence, toucher le maximum d’audience et fidéliser les clients, la mise en place d’un événement digital est incontournable. Qu’est-ce que c’est au juste ? Comment réussir l’organisation ?

Qu’est-ce qu’on entend par « événement digital » ?

Aujourd’hui, les entreprises ont le privilège d’utiliser les dernières technologies web pour améliorer la communication interne et externe, mais en même temps l’expérience digitale. C’est pourquoi les événements digitaux continuent de gagner en popularité depuis quelques années. Il est même possible de se tourner vers un événement hybride pour toucher le maximum d’audience. L’événement peut prendre différentes formes : une conférence en direct, un webinaire, un salon virtuel, un événement streaming, une table ronde, une formation, etc.

À l’heure actuelle, vu que les regroupements étant interdits, l’organisation d’un événement digital s’avère indispensable pour motiver toute l’équipe et assurer la bonne marche de l’entreprise. Cependant, c’est un sujet assez délicat qui requiert une maîtrise des outils digitaux. D’ailleurs, tout comme l’événement physique, tous les détails doivent être bien étudiés pour garantir la réussite du projet. Dans la plupart du temps, le public peut interagir avec les participants. Les clients, prospects et partenaires peuvent alors prendre la parole en posant des questions, prendre part aux débats, commenter, etc.

Pourquoi organiser un événement digital ?

La numérisation des événements est devenue plus que nécessaire de nos jours. D’ailleurs, cette solution présente des avantages indéniables. D’abord, le nombre de places n’est pas limité par l’espace. De la sorte, vous pouvez accueillir le maximum de visiteurs selon vos objectifs. Et en tenant en compte le nombre d’inscriptions, il est possible de faire évoluer l’événement facilement avec le minimum de contraintes. C’est donc un excellent moyen pour répondre aux attentes de son audience, élargir son champ d’action et maintenir un lien avec les partenaires.

Certes, peu importe le type d’événement, l’organisation prend toujours du temps et nécessite un budget non négligeable. Malgré cela, en optant pour une solution digitale, l’entreprise pourra économiser sur certains frais (traiteur, location de salle, carburant, etc.). De plus, en centralisant les dépenses, elle peut réaliser de belles économies. Les démarches à suivre sont également moins chronophages et les échanges en ligne permettent de réduire l’empreinte carbone individuelle.

En choisissant une solution 100 % dématérialisée, les professionnels peuvent essayer de nouveaux concepts selon la cible. Les participants pourront d’ailleurs assister à l’événement, peu importe où ils se trouvent, en bref, il n’y a pas de barrière géographique. Cette alternative permet alors d’atteindre une audience inaccessible au cours d’un événement physique. Enfin, il n’y a pas de risque d’annulation à la dernière minute.

Quelles sont les astuces pour réussir un événement digital ?

Les solutions connectées ont le vent en poupe. D’ailleurs, presque tous les événements peuvent être numérisés comme la convention, la soirée d’entreprise, le team building, les défilés de mode, les journées de porte ouverte, l’inauguration et bien d’autres encore. Il faut cependant noter que certains sujets sont difficiles à aborder sur le web.

Pour marquer à coup sûr l’esprit des invités, le sujet doit être intéressant afin de séduire facilement les participants. De la sorte, pensez à un message percutant et attrayant. Si possible, essayez de limiter les intervenants et la durée de parole. L’événement ne peut durer pendant de longues heures sinon les visiteurs risquent de se lasser et de se déconnecter.

Il faudrait également impliquer l’audience en prévoyant une plage horaire aux échanges. Pour éviter les faux pas, il est conseillé de faire appel à un animateur pour gérer les discussions et surtout l’ensemble de l’événement. Toutefois, veillez à ne pas en faire trop.

Par ailleurs, il faut bien étudier les moyens à mettre en place pour atteindre les objectifs de chacun des événements digitaux. L’aspect technique est essentiel. D’un côté, il faut bien choisir la plateforme. N’hésitez pas à multiplier les canaux si c’est nécessaire afin que vous puissiez diffuser la vidéo sur plusieurs réseaux. D’un autre côté, il est conseillé d’organiser l’événement sur un plateau de télévision. Ainsi, pouvez sélectionner un décor en accord avec l’image de votre entreprise et avec un thème à aborder. De plus, la mise en scène est personnalisable. Item, vous aurez aussi accès à un équipement professionnel assurant un streaming plus dynamique et plus rythmé.

Passer par un professionnel : est-ce avantageux ?

L’organisation d’un événement digital est très complexe. Puisque les enjeux sont majeurs, il vaut mieux passer par une agence événementielle spécialisée dans ce domaine. Vous pouvez lui confier de A à Z l’étude et la réalisation de vos projets digitaux. En déléguant la tâche à un professionnel, les ressources internes pourront se concentrer davantage sur leurs activités. C’est d’ailleurs le choix le plus économique : il ne sera pas nécessaire de recruter une nouvelle équipe ou de former les collaborateurs. Vous avez déjà affaire à des experts maîtrisant parfaitement le sujet. De plus, le coût de la prestation est clairement défini dès le départ. Il n’y aura donc aucune mauvaise surprise.

L’agence vous accompagnera également dans l’établissement du cahier des charges. Elle connait parfaitement son métier, elle est la mieux placée pour vous suggérer les meilleurs canaux et outils à utiliser. Grâce à son expertise, elle est en mesure de vous aider dans le choix des stratégies à mettre en œuvre pour avoir un meilleur retour sur investissement. Un regard extérieur est d’autant bénéfique pour votre société. Un professionnel externe peut analyser votre situation d’une manière plus objective.

Quelle agence événementielle digitale choisir ?

Si vous avez décidé de faire appel à une agence événementielle, le choix n’est pas aisé. Il vous faut un allié de confiance capable de répondre à vos besoins. Pour ne pas vous tromper, renseignez-vous sur les spécialités du prestataire et vérifiez sa réputation sur internet. Certains sont experts dans l’organisation de team building et de séminaire, tandis que d’autres sont plus habiles pour organiser des événements de type soirée. On tient toutefois à noter que quelques entreprises maîtrisent tous les événements web.

Même dans le monde professionnel, la première impression est toujours la bonne. Par conséquent, essayez de joindre par téléphone l’enseigne pour évaluer son professionnalisme : votre interlocuteur est-il à l’écoute ? Utilise-t-il des jargons compréhensibles ? Est-il capable de répondre à vos questions ? Si le courant passe, demandez un devis sur mesure. Toutefois, même s’il est très important de faire le point sur la rémunération, cela ne doit pas être le principal critère sur lequel il faut se baser pour trouver un professionnel fiable. Il est également recommandé d’être attentif aux différents projets qu’il a déjà pris en main. Si possible, demandez des références et contactez quelques-uns de ses clients pour avoir leurs avis. Dans tous les cas, avant de prendre une décision, prenez le temps de comparer plusieurs propositions.

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